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相關法條

機關檔案保存年限及銷毀辦法(94.01.03)

第 8 條

各機關辦理定期保存檔案之銷毀,以每年一次為原則。
已屆保存年限之檔案,各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關
規定之格式製作檔案銷毀目錄,送會相關業務單位表示意見,各單位認有
延長保存年限之必要者,應簽註延長年限及理由。
前項檔案銷毀目錄,應記載下列事項:
一、年度號、分類號及案次號。
二、卷數
三、案名。
四、檔案產生者。
五、案卷內文件起迄日期。
六、保存年限;檔案保存年限經調整者,其原定保存年限及調整原因。
七、案情摘要。
八、其他經檔案中央主管機關指定事項。
機關檔案非以案卷層級著錄,而已依案件編目完成者,其檔案銷毀目錄,
應記載下列事項:
一、檔號。
二、案名。
三、案由。
四、來 (受) 文者。
五、收文字號、發 (來) 文字號。
六、文件產生日期。
七、保存年限;檔案保存年限經調整者,其原定保存年限及調整原因。
八、其他經檔案中央主管機關指定事項。

第 12 條

經核准銷毀之檔案於銷毀前,應妥善集中放置於安全場所,並應注意其運
送過程之安全。
檔案之銷毀,應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控,並應注意環
境保護事宜。

第 13 條

檔案之銷毀方法如下:
一、化為碎紙或溶為紙漿。
二、焚化。
三、擊碎至檔案內容無法辨識。
四、化為粉末。
五、消磁。
六、消除電子檔或重新格式化。
七、其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法。
前項方法,必要時得併用之。

第 14 條

檔案有下列情形之一,且情況急迫時,得逕行銷毀之:
一、因變質而散發有毒物質,嚴重影響人體健康者。
二、遭遇戰爭、暴動或事變,為保護國家安全或利益而須即時銷毀者。
各機關如有前項情形,應將其原因及已銷毀檔案之檔號、案名、數量、銷
毀時間、地點及方法等詳細情形,函送檔案中央主管機關備查。

機密檔案管理辦法(94.05.10)

第 6 條

機密檔案應與一般檔案分別存放,並依機密等級分別保管;其微縮片或其
他複製品,亦同。
機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃,裝置密鎖存放之;
必要時,應存放於保險室或密室中,並裝置警報及監視系統。
前項箱櫃、密鎖、警報及監視系統,至少每月應檢查一次,確保其安全。

第 7 條

機密檔案之存放場所或區域,得禁止或限制人員、物品進出,並為其他必
要之管制措施。

第 18 條

機密檔案未經解密,不得銷毀。但有機關檔案保存年限及銷毀辦法第十四
條第一項所定情形者,不在此限。

第 19 條

機密檔案之移轉及銷毀,應由機關首長指定專人辦理,並採取必要之安全
措施。

公務員服務法(89.07.19)

第 4 條

公務員有絕對保守政府機關機密之義務,對於機密事件,無論是否主管事
務,均不得洩漏;退職後亦同。
公務員未得長官許可,不得以私人或代表機關名義,任意發表有關職務之
談話。

國家機密保護法(92.02.06)

第 15 條

國家機密之收發、傳遞、使用、持有、保管、複製及移交,應依其等級分
別管制;遇有緊急情形或洩密時,應即報告機關長官,妥適處理並採取必
要之保護措施。
國家機密經解除機密後始得依法銷毀。
絕對機密不得複製。

第 16 條

國家機密因戰爭、暴動或事變之緊急情形,非予銷毀無法保護時,得由保
管機關首長或其授權人員銷毀後,向上級機關陳報。

國家機密保護法施行細則(92.09.26)

第 28 條

國家機密之保管方式如下:
一、國家機密應保管於辦公處所;其有攜離必要者,須經機關首長或其授
    權之主管人員核准。
二、國家機密檔案應與非國家機密檔案隔離,依機密等級分別保管。
三、國家機密應存放於保險箱或其他具安全防護功能之金屬箱櫃,並裝置
    密鎖。
四、國家機密為電子資料檔案者,應以儲存於磁(光)碟帶、片方式,依
    前三款規定保管;其直接儲存於資訊系統者,須將資料以政府權責主
    管機關認可之加密技術處理,該資訊系統並不得與外界連線。

文書處理手冊(104.04.28)

49

四十九、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。各機關處理
        機密文書,除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外,依
        本手冊辦理。

50

五十、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一般
      公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處
      理時,以其中最高之等級為機密等級。

51

五十一、一般公務機密,指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依
        法令有保密義務者。

52

五十二、各機關應就其主管業務,依第四十九點第二項各法規所定事項,
        於必要之最小範圍內,分別詳定應保密事項之具體範圍。

53

五十三、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等,應依相關保
        密法規辦理。

54

五十四、凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、
        生產、營繕、銷售或保管文件,涉及機密事項,其文書處理規定
        如下:
    (一)各機關人員於其職掌或業務範圍內,凡以契約委託其他公民營
          機構(廠商)或個人產製之機密文書,應要求受託者先行採取
          保密措施,並送交委託單位,由權責長官核定機密等級、保密
          期限或解密條件,並通知受託者。
    (二)凡因委託契約需要,而必須提供受託者機密文書時,應繕造清
          冊送交受託者專人執據簽收;並得檢查該機密文書之管理與運
          用情形,以保障機密文書不遭轉用或洩漏。
    (三)為使受託者瞭解並配合採取保密措施,委託單位應要求簽訂「
          保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」,明定業經標
          示為機密之文書,縱使契約終止或解除,非經解密,受託者仍
          應採取保密措施。

55

五十五、各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋
        印、封發、歸檔,以及機密公文電子交換等事項,並儘可能實施
        隔離作業。

56

五十六、機密文書之簽擬、陳核(判),應由業務主管或其指定之人員處
        理,並應儘量減少處理人員層級及程序。

57

五十七、各機關承辦人員處理一般文書,應審核鑑定是否具保密價值,如
        確有保密必要,應改以機密文書處理。如為他機關來文,得依本
        手冊機密等級變更或解密程序,建議來文機關變更密等及解密條
        件或保密期限。
        機關內部行政流程如有保密必要時,於文書核擬過程中採取保密
        措施即可。

58

五十八、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該機密業
        務者外,以經單位主管以上人員同意者為限。
        前項單位主管以上人員,於有下列情形之一者,得不同意:
    (一)有事實足認有洩密之虞。
    (二)無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。

59

五十九、處理機密文書應注意事項如下:
    (一)收受機密文書時,應先詳細檢查封口有無異狀後,並依內封套
          記載情形完成登錄,受文者為機關或機關首長者,應送機關首
          長或其指定人員啟封;受文者為其他人員者,逕送各該人員本
          人啟封;另啟封人員,應核對其內容及附件。
    (二)機密文書之收發處理,以專設文簿或電子檔登記為原則,並加
          註機密等級。如採混合方式,登記資料不得顯示機密內容。
    (三)機密文書用印時,屬「絕對機密」、「極機密」者,由承辦人
          員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印,不得閱覽其內
          容。屬「機密」、「密」者之用印,得由繕校人員持往辦理。
    (四)「絕對機密」、「極機密」文書之封發,由承辦人員監督辦理
          。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。
    (五)使用電腦設備處理機密文書時,對於簽入資訊系統所需之帳號
          及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態
          ,有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦須妥善保存
          。

60

六十、保密期限或解除機密條件之標示,應具體明確,以括弧標示於機密
      等級之右。其解密條件如下:
  (一)本件至某年某月某日解密。
  (二)本件於公布時解密。
  (三)其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。
      機密等級標示位置,依國家機密保護法施行細則第 17 條規定辦理
      。

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六十一、經核定機密等級、解密條件之文書,屬彙編性質者,應於文書首
        頁說明保密要求事項。

62

六十二、機密文書之傳遞方式如下:
    (一)分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、退稿、歸檔等流程
          ,除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外,其
          餘非由承辦人員傳遞時,應密封交遞。傳送一般公務機密文書
          應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
    (二)在機關外傳遞,屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者
          ,由承辦人員或指定人員傳遞,必要時得派武裝人員或便衣人
          員護送。屬「機密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,或以外
          交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者,應密封後按一般人
          工傳遞方式辦理。
    (三)如因機關業務特性,機密文書須採電子方式處理者,應使用經
          專責機關鑑定相符機密等級保密機制,並依相關規定辦理。

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六十三、機密文書對外發文時,應封裝於雙封套內,封套之紙質,須不能
        透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密等級,並加密
        封,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記;外
        封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。
        體積及數量龐大之機密文件,無法以前述方式封裝者,應作適當
        之掩護措施。

64

六十四、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件,或誤繕誤印之廢紙
        及複寫紙等,應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時,應視
        同複製品,依國家機密保護法第 18 條規定保護之。

65

六十五、機密文書之承辦人員,應隨時與收發及文書主管人員協調聯繫,
        處理重要之機密案件時,並應洽詢經機關首長指定之保密業務主
        管人員意見,採取必要之保密措施。

66

六十六、機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本。

67

六十七、機密文書非經權責主管人員核准,不得攜出辦公處所。

68

六十八、機密文書應存放於具安全防護功能之箱櫃,並裝置密鎖,保管人
        員必須經常檢查。

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六十九、會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收回;與會
        人員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。

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七十、各機關凡經核定機密等級之文書,不論其性質屬研究報告、會議資
      料、業務統計、各式簽擬文稿等,視其性質依國家機密保護法、檔
      案法及相關規定辦理。

71

七十一、納入檔案管理之機密文書,應隨時或定期查核,其須變更機密等
        級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續。

72

七十二、處理機密文書機密等級之變更或解密,其權責劃分如下:
    (一)機密等級變更或解密,由承辦人員辦理。
    (二)國家機密之變更或解密,依國家機密保護法第 10 條第 1  項
          規定為之。
    (三)一般公務機密文書,由原核定機關權責主管核定之。
    (四)機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整,致該機密事項非
          其管轄者,相關保護作業由承受其業務之機關辦理;無承受業
          務機關者,由原核定機關之上級機關或主管機關為之。
    (五)一般公務機密文書未標示保密期限或解除機密條件,如已逾
          30  年以上,且具下列情形之一者,得由各受文機關檔案管理
          單位會商業務承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級:
          1.受文機關建議原核定機關辦理機密等級變更或解密,原核定
            機關未予處理,致機密等級無法變更或註銷。
          2.未能確認機密文書原核定機關、業務承受機關或原核定機關
            之上級機關或主管機關。

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七十三、機密文書機密等級之變更及解密程序規定如下:
    (一)機密文書未標示保密期限或解除機密條件者:
          1.原核定機關承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密檔案
            之通知或依其他機關來文建議,將原案卷調出審查。
          2.原核定機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密
            必要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表
            」(格式如附件 9)及「機密文書機密等級變更或註銷通知
            單」(作法舉例見附錄 6),陳奉核定後,通知前曾受領該
            機密文件之受文機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。
          3.原受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續
            保密必要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷建議單
            」(作法舉例見附錄 6),陳奉核定後,建議原核定機關依
            規定辦理機密等級變更或註銷程序。
          4.原核定機關經核定或依原核定機關通知機密等級變更或註銷
            者,應將原案卷封面及文件上原有機密等級之標示以雙線劃
            去,並檢附已列明資料經登記人簽章之紀錄單(戳)(格式
            如附件 10 )。一般公務機密文書如符前點(五)情形者,
            比照辦理。
    (二)機密文書已標示保密期限或解除機密條件者,其保密期限已屆
          或條件成就時應依標示辦理變更或解密,由檔案管理單位會商
          業務承辦單位依(一)4 規定辦理。
    (三)機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者,不得
          銷毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案法及相關規定辦理。

74

七十四、保管機密文書人員調離職務時,應將所保管之機密文書,逐項列
        冊點交單位主管或其指定人員。

75

七十五、各機關對於機密文書之處理,應指定專人會同檔案、資訊、通信
        、政風等業務承辦人員,實施查核。

76

七十六、一般保密事項規定如下:
    (一)各機關員工對於本機關文書,除經允許公開者外,應保守機密
          ,不得洩漏。
    (二)文書之處理,不得隨意散置或出示他人。
    (三)各級人員經辦案件,無論何時,不得以職務上之秘密作私人談
          話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
    (四)文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關以外之人員,更
          不得交與本案有關之當事人。
    (五)文書放置時,應置於公文夾內,以防止被他人窺視。
    (六)下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文
          櫃內並即加鎖。
    (七)職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。因
          職務而持有之機密文書,應保存於辦公處所,並隨時檢查,無
          繼續保存之必要者,應繳還原發單位;無法繳回者應銷毀之。
    (八)承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文書已洩漏、遺失
          或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告所屬主管查明處理。

相關行政函釋

發文字號:法務部 法律字第 10203508290 號

發文日期:民國 102 年 07 月 26 日
要  旨:
檔案法第 8、12  條、檔案法施行細則第 10 條規定參照,因實務上各地
方政府已有依檔案法相關規定編訂檔案保存年限區分表,並據以實施。法
務部 72.07.11 日法 72 律字第 8479 號函規範鄉鎮市(區)民刑調解事
件卷宗保存期限已無實益,自即日起停止適用

發文字號:法務部 法政字第 0950005091 號

發文日期:民國 95 年 02 月 23 日
要  旨:
有關國家機密公文處理適用疑義

發文字號:檔案管理局 檔徵字第 0910003267 號

發文日期:民國 91 年 08 月 28 日
要  旨:
函轉檔案管理局有關機關定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式儲存者
,得調整其檔案原件保存年限之規定
資料來源:法源法律網 www.lawbank.com.tw